月次決算をきちんと作っているのに、いざ経営判断に使おうとすると、どうにも使いにくい。そう感じておられる経営者の方は少なくありません。
その原因の一つに、月次の数字が「入金・支払ベース」に近い状態で作られている、という点があります。たとえば、こんな処理です。
- 入金があった月に、売上を認識する
- 支払った月に、経費を認識する
- 請求書が届いた月に、仕入や外注費をまとめて処理する
- 在庫、前払費用、未払費用、前受金などは、決算時にだけ整理する
こうした処理でも、通帳の残高や支払の状況を把握するだけであれば、一定の意味はあります。
ただ、それだけでは見えにくくなるものがあります。今月、本当に儲かったのか。売上に対応する原価はいくらだったのか。今後入金される売掛金はどれくらいあるのか。支払うべき費用や債務がどれだけ残っているのか。いずれも、経営判断にとっては欠かせない情報です。
経営判断に必要なのは、単に「お金が入ったか、出たか」という情報だけではありません。その取引がいつ発生し、どの月の業績に対応し、将来の資金繰りにどう影響するのか。そこまで把握できて、はじめて数字が判断材料になります。
そのために必要となるのが、発生主義で月次数字を整えるという考え方です。
発生主義とは、入金や支払のタイミングだけでなく、商品を引き渡した、サービスを提供した、仕入や外注を受けた、費用の効果が発生した——こうした「取引の発生時点」に着目して、売上・仕入・経費を月次に反映していく考え方を指します。
月次決算を経営にしっかり活かすためには、この発生主義の考え方を、自社の実務に合う水準で、無理なく取り入れていくことが大切です。
発生主義は「会計上の形式」ではなく、経営実態を見える化する考え方
発生主義という言葉は、会計用語として耳にすると、どこか難しく感じられるかもしれません。けれども、経営判断という観点から眺めると、その考え方はいたってシンプルです。
- お金が入った月ではなく、売上を獲得した月に売上を認識する
- お金を払った月ではなく、その売上や期間に対応する月に原価・経費を認識する
- まだ入金されていない売上は、売掛金として把握する
- まだ支払っていない費用は、未払金や買掛金として把握する
- 先に支払った費用でも、まだ効果が及んでいない部分は前払費用として整理する
- 先に受け取ったお金でも、まだ役務提供が終わっていない部分は前受金として整理する
つまり発生主義とは、会社の事業活動の実態を、月ごとに正しく切り分けるための考え方なのです。
現金主義では、商品を引き渡しても、入金されるまでは売上が記録されません。これに対して発生主義では、商品などを引き渡したタイミングで売上を認識し、対応する売掛金の管理もそこから始まります。売上と仕入原価を対応させることで、月次決算の利用価値は大きく高まっていきます。
発生主義の目的は、会計処理を複雑にすることではありません。むしろ逆で、経営者が「今月の実力」を見誤らないようにすること。そこに本当の狙いがあります。
入金・支払ベースの月次数字が、経営判断を誤らせる理由
入金・支払ベースの数字は、資金繰りを見るうえでは確かに重要です。ただ、それをそのまま「業績」として受け取ってしまうと、経営判断を誤ることがあります。
たとえば、前月に納品した売上の入金が今月あった場合。入金ベースで見ると、今月の売上は大きく見えます。けれども、実際に売上活動が行われたのは前月です。今月の営業活動が好調だったとは限りません。
反対に、今月たくさんの商品を納品しても、入金が翌月以降になれば、入金ベースでは今月の売上が少なく見えてしまう。実際には、今月の営業活動はしっかり成果を出している可能性があるのにです。
経費についても、事情は同じです。
数か月分の保険料やシステム利用料を一括で支払った月だけ費用が膨らめば、その月だけ利益が悪化したように見えます。逆に、毎月発生している外注費や給与、家賃、利息、社会保険料を支払月だけで処理すると、本来負担すべき月の利益が、実態より大きく見えてしまうことがあります。
こうした状態では、月次損益を眺めても、次のような判断がむずかしくなります。
- 今月の売上は、本当に伸びたのか
- 粗利率は、改善したのか、それとも悪化したのか
- 固定費は、増えているのか
- 値上げや原価改善の効果は、出ているのか
- 部門別・取引先別の採算は、どうなっているのか
- 金融機関に説明できる業績推移になっているのか
月次決算を経営に使うには、入金・支払の事実だけでなく、取引の発生と期間対応を反映した数字へと整えていく必要があるのです。
売上は「入金日」ではなく、事業活動の成果が発生した時点で見る
発生主義の月次決算で、まず整えたいのが売上計上の考え方です。
売上は、入金されたから発生するものではありません。会社が商品を引き渡した、サービスを提供した、契約上の義務を履行した——その事実によって発生します。
ですから月次決算では、売上をどの時点で認識するのかを、あらかじめ明確にしておく必要があります。
- 商品販売であれば、出荷時点、納品時点、検収時点など、どのタイミングを売上計上の基準とするのか
- サービス提供であれば、作業完了時点、検収時点、期間経過、継続的な役務提供など、どの基準で月次に反映するのか
- 請求書発行日と売上計上日がズレる場合、そのズレをどう管理するのか
- 月末近くの納品や役務提供を、どの月の売上として扱うのか
ここが曖昧なままだと、月次の売上は安定しません。
とりわけ注意したいのは、請求書発行日をそのまま売上計上日にしているケースです。
請求書を月末締め・翌月発行にしている会社では、請求書の発行月で売上を計上すると、実際の納品月や役務提供月とズレてしまうことがあります。
このズレが小さく、毎月おおむね一定であれば、実務上の影響が限定的な場合もあります。ただ、月末に大口取引がある会社、検収条件がある会社、長期案件を抱える会社、前受金が多い会社では、月次損益に大きな歪みが出ることがあるので注意が必要です。
法人税法上も、資産の販売等に係る収益については、目的物の引渡し、または役務の提供の日が属する事業年度に益金の額に算入することを基本としつつ、一定の近接日基準なども定められています。月次管理のうえでも、売上計上基準には合理性と継続性が求められます。
出典：e-Gov法令検索｜法人税法
出典：国税庁｜法人税基本通達 第2章 収益並びに費用及び損失の計算
また、上場会社や会計監査を受ける会社などでは、企業会計基準第29号「収益認識に関する会計基準」への対応が重要になります。中小・中堅企業であっても、将来のIPO、M&A、外部資本の活用、金融機関への説明を見据えるのであれば、自社の売上計上ルールをきちんと説明できる状態にしておきたいところです。
出典：企業会計基準委員会｜改正企業会計基準第29号「収益認識に関する会計基準」等の公表
仕入・外注費・売上原価は、売上との対応で見る
売上を発生主義で整えても、原価が支払月や請求書の到着月に偏っていると、月次利益は正しく見えてきません。
売上に対応する仕入、材料費、外注費、運送費、手数料などは、できる限り売上と同じ月に対応させて認識する必要があります。
たとえば、今月納品した商品に対応する仕入が翌月に請求されたとします。このとき、請求書が届いた翌月に仕入を計上すると、今月の利益は過大に、翌月の利益は過小に見えてしまいます。これでは、粗利率の変化を正しく判断できません。
月次決算で大切なのは、「今月の売上に対応する原価はいくらか」という視点です。そのためには、次のような管理が必要になります。
- 仕入や外注費の締め日と、売上計上月とのズレを把握する
- 未着の請求書があっても、重要な原価は未払計上する
- 商品や材料の入庫時点を把握する
- 売れていない在庫は費用にせず、棚卸資産として管理する
- 売上原価を月次で概算できる仕組みを整える
特に、粗利率を経営判断に使う会社では、売上と原価の期間対応がきわめて重要になります。
- 売上は増えているのに、粗利率は落ちているのか
- 値上げの効果は、出ているのか
- 外注費が増えて、採算を圧迫していないか
- 仕入価格の上昇を、販売価格に転嫁できているのか
これらを見極めるには、原価を「支払った月」ではなく、「対応する売上の月」に近づけて把握することが欠かせません。
在庫は「お金が形を変えたもの」として月次で見る
在庫を月次で見ていない会社では、月次利益が大きく歪むことがあります。
仕入れた時点で全額を費用にしてしまうと、まだ売れていない商品まで、その月の原価として処理されてしまう。その結果、仕入が多かった月は利益が悪く見え、在庫を販売した月は利益が良く見える、ということが起こります。
しかし経営の実態としては、まだ売れていない商品は費用ではありません。将来販売して現金化するための資産です。
在庫とは、会社のお金が商品や材料に形を変えたものです。ですから、在庫が増えている会社では、利益が出ていても資金が減っていく、ということが起こり得ます。
発生主義で月次数字を整えるには、在庫を少なくとも重要な単位で月次把握しておく必要があります。
- 毎月の棚卸を、どこまで行うか
- 実地棚卸がむずかしい場合、帳簿在庫や予定原価率で概算するか
- 滞留在庫、陳腐化在庫、不良在庫を、どう把握するか
- 在庫評価のルールを、月次でどこまで反映するか
- 在庫の増減が資金繰りに与える影響を、どう見るか
在庫管理は、損益だけでなく資金繰りにも直結します。
営業循環のなかでは、現金預金が棚卸資産となり、在庫として保有され、売上計上後に売掛金となり、回収されて再び現金預金に戻っていきます。売上債権と棚卸資産が増え、仕入債務で賄いきれない部分が大きくなるほど、必要運転資金は膨らんでいきます。
在庫を見ない月次決算では、利益は見えても、資金がどこに滞留しているのかが見えません。
未収・未払を入れると、月次損益のズレが小さくなる
発生主義の月次決算で欠かせないのが、未収・未払の整理です。
未収とは、すでに売上や収益が発生しているのに、まだ入金されていないものを指します。売掛金や未収入金が、その代表です。
未払とは、すでに費用や債務が発生しているのに、まだ支払っていないものを指します。買掛金、未払金、未払費用などがこれにあたります。
月次決算で未収・未払を整理しないと、数字は入金・支払のタイミングに引っ張られてしまいます。特に月次で確認しておきたいのは、次のような項目です。
- 売掛金
- 買掛金
- 外注費の未払
- 人件費・社会保険料の未払
- 水道光熱費・通信費などの月末未払
- 家賃やリース料の未払
- 借入利息の未払
- 賞与引当・賞与見込
- 税金・社会保険料の納付予定
- 未請求売上
- 未収入金
すべての未収・未払を、一円単位で毎月精密に計上する必要はありません。
ただ、金額が大きいもの、月によって変動が大きいもの、利益判断や資金判断に影響するものは、月次でしっかり反映しておきたいところです。
月次決算の目的は、年次決算と同じ精度で確定させることではありません。経営判断に耐えられる数字を、できるだけ早く作ることにあります。
ですから未収・未払の処理では、重要性と継続性が大切になります。
- 毎月、同じルールで処理する
- 重要なものは漏らさない
- 概算計上したものは、翌月以降に実額で確認する
- 年次決算で大きく修正されないようにする
こうした積み重ねによって、月次利益のブレが小さくなり、経営判断に使いやすい数字になっていきます。
前払・前受は「お金の動き」と「損益」を分けるために必要
前払・前受の整理もまた、発生主義の月次決算では重要なポイントです。
前払とは、先に支払ったものの、費用としての効果がまだ将来に及ぶものを指します。保険料、家賃、保守料、システム利用料、広告契約、保証料、会費などが該当することがあります。
前受とは、先に入金を受けたものの、売上として認識すべきサービス提供や納品がまだ完了していないものを指します。前受金や前受収益が、これにあたります。
前払費用を支払月に全額費用にすると、その月だけ利益が悪化します。逆に、前受金を入金月に全額売上にすると、その月だけ売上と利益が過大になってしまう。いずれにしても、月次損益が実態より大きく振れてしまいます。
前払・前受を整理する目的は、お金の動きと損益を分けることにあります。
お金は先に動いていても、費用や売上として認識するタイミングは別である。この区別ができると、月次利益は安定し、将来の収益・費用の見通しも立てやすくなります。
ただし、中小・中堅企業の月次運用では、すべての前払・前受を細かく月割りする必要はありません。大切なのは、経営判断に影響する金額を見極めることです。
- 年払いの保険料やシステム利用料が大きい
- 大型案件で前受金が多い
- 長期契約の売上がある
- 継続課金型のサービスを提供している
- 一括請求・分割提供の取引が多い
このような会社では、前払・前受を月次で整理しておかないと、数字の信頼性が大きく下がってしまうことがあります。
月次では「概算処理」を使ってもよい。ただし、ルールが必要
発生主義で月次数字を整えようとすると、決まって出てくる悩みがあります。
正確にやろうとすると、月次決算が遅くなる。かといって早く出そうとすると、未収・未払・在庫が粗くなる。この両立こそが、月次決算の実務における大きな課題です。
ここで力を発揮するのが、概算処理です。
月次決算では、年次決算のようにすべての請求書や棚卸結果が揃うまで待つのではなく、経営判断に必要な重要項目について、合理的な方法で概算計上することがあります。たとえば、次のような処理です。
- 請求書未着の外注費を、納品実績や契約金額をもとに未払計上する
- 水道光熱費や通信費を、過去実績や契約額をもとに概算計上する
- 月末在庫を、実地棚卸ではなく予定原価率や帳簿在庫で概算する
- 賞与や社会保険料を、支給見込や発生期間に応じて月次配分する
- 減価償却費を、年次決算まで待たずに月次で按分計上する
月次決算を早期化するには、確定日を決め、担当責任者を明確にし、重要な項目については概算計上を取り入れることが有効です。請求書の到着を待たずに重要な経費を未払計上したり、予定原価率で月末在庫を概算したりすることで、月次決算のスピードは確実に高まります。
ただし、概算処理は「適当でよい」という意味ではありません。少なくとも、次の条件は満たしておく必要があります。
- 算定根拠があること
- 毎月、同じルールで継続すること
- 実績との差額を、後で確認すること
- 差額が大きい場合には、原因を確認すること
- 年次決算で大きな修正にならないようにすること
概算処理は、あくまで月次決算を早くするための実務上の工夫です。数字の信頼性を犠牲にするためのものではない、という点は押さえておきたいところです。
発生主義で整えるべき主な月次項目
発生主義で月次数字を整えるとき、すべての勘定科目を同じ深さで見る必要はありません。まずは、経営判断に与える影響が大きい項目から整えていくのが現実的です。
売上
売上計上基準を明確にします。出荷、納品、検収、役務提供の完了、期間経過など、自社の取引実態に合わせて、どの時点で売上を認識するのかを決めておきます。
請求書発行日、契約日、入金日だけで処理している場合には、実態とのズレがないかを確認しておきましょう。
売上原価・仕入・外注費
売上に対応する原価を、できるだけ同じ月に対応させます。請求書未着の原価、月末締めの外注費、仕入計上の遅れ、在庫の払い出しなどを確認します。
粗利率を経営判断に使う会社では、特に重要な論点です。
在庫
仕入れたもののうち、まだ売れていないものは費用にせず、棚卸資産として管理します。実地棚卸、帳簿在庫、予定原価率など、自社の実務に合う方法で月次在庫を把握します。
在庫の増加は、利益だけでなく資金繰りにも影響します。
人件費
給与、賞与、社会保険料、退職給付関連費用などを、発生月に対応させます。支払日ベースだけで処理すると、月次の固定費が歪んでしまうことがあります。
採用や賃上げの判断を行う会社では、人件費の月次管理が重要になります。
家賃・保険料・リース料・システム利用料
支払月にまとめて費用計上するのではなく、期間に応じて月次配分するかどうかを検討します。
毎月ほぼ同額であれば処理は安定しますが、年払い・半年払い・大型契約がある場合は、前払費用の整理が必要です。
税金・社会保険料
納付時だけでなく、発生ベースで把握しておくことが重要です。法人税等、消費税、源泉所得税、住民税、社会保険料などは、損益だけでなく資金繰りにも大きく影響します。
特に消費税は、月次で概算把握しておかないと、納税資金の準備が遅れてしまうことがあります。
借入金・利息
元本返済は費用ではありませんが、資金繰りには影響します。利息は費用として、月次損益に反映します。
発生主義の月次決算では、損益と資金繰りを分けて見ることが大切です。
発生主義は、資金繰りを軽視する考え方ではない
発生主義を導入すると、「利益は見えるけれど、現金の動きが見えにくくなるのではないか」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、これは発生主義の問題ではありません。むしろ、発生主義で売掛金、在庫、買掛金、未払金、前払費用、前受金を把握することで、資金繰りの構造はかえって見えやすくなります。
利益と資金は、別ものです。
- 利益は出ていても、売掛金の回収が遅れれば、現金は増えません
- 在庫が増えれば、利益の前に資金が固定化されます
- 設備投資をすれば、費用化は分割されても、資金は先に出ていきます
- 借入金の元本返済は費用ではありませんが、現金は出ていきます
掛け取引では、売上計上と入金のタイミングがズレます。そのため、利益は出ていても資金の回収が間に合わず、黒字倒産が起こり得ます。利益計画だけでなく資金計画も必要になるのは、まさにこのズレがあるからです。
発生主義は、資金繰りを軽視する考え方ではありません。損益と資金を分けて、その両方を正しく見るための前提なのです。
- 月次損益で、本当の収益力を見る
- 貸借対照表で、売掛金・在庫・買掛金・借入金を見る
- 資金繰り表で、入金・支払・返済・納税を確認する
この3つがつながってはじめて、月次数字は経営判断に使えるものになります。
発生主義で月次数字を整えると、金融機関への説明力も高まる
金融機関に月次資料を提出する場合、大切なのは「利益が出ているように見える数字」を作ることではありません。重要なのは、正確で、継続していて、説明できる数字であることです。
月次決算で発生主義が整っていると、次のような説明がしやすくなります。
- 売上は増えているが、入金は翌月以降である
- 粗利率が低下した原因は、仕入価格の上昇である
- 一時的に利益が悪化したように見えるが、前払費用を調整すると実態は大きく変わらない
- 在庫が増えているため、利益に比べて資金が増えていない
- 未払費用を反映すると、今月の利益は見かけより低い
- 前受金が増えているため、入金はあるが未提供部分が残っている
- 借入返済に対する営業利益・営業キャッシュフローの余力を確認している
金融機関は、単に黒字か赤字かだけを見ているわけではありません。会社が自社の数字を把握し、その原因と見通しを説明できるかどうかを見ています。
月次決算を正確に作り、経営者自身がその内容や事業の見通しを説明できること。それは、金融機関との信頼関係にもつながっていきます。正確な月次決算資料を継続して提出し、売上、限界利益率、人件費などの変化を、その背景となるトピックスとともに説明することが大切です。
発生主義は、金融機関対応のためだけのものではありません。けれども、外部に説明できる数字を作るうえで、欠かせない前提であることは間違いありません。
中小・中堅企業では、発生主義を「実務で続く水準」に落とし込む
発生主義は重要ですが、過度に細かくしすぎると、月次決算そのものが回らなくなってしまいます。
中小・中堅企業では、経理人員、現場の協力体制、会計ソフト、販売管理システム、在庫管理、資料保存の状況に、それぞれ制約があります。ですから発生主義を導入する際には、理想論だけではなく、実務で続けられる水準に落とし込んでいく必要があります。
中小企業庁は、中小会計要領について、経理人員が少ない、高度な会計処理に対応できる十分な能力や経理体制を持っていない、会計情報の開示先が取引先・金融機関・同族株主・税務当局等に限定されている——こうした中小企業の実態を踏まえた会計ルールとして説明しています。
発生主義で月次数字を整える場合も、この視点が大切です。すべてを複雑にする必要はありません。ただし、経営判断に影響する重要項目を省略してしまってはいけません。
実務上は、次のような優先順位で整えていくと進めやすくなります。
- まず、売上計上基準を明確にする
- 次に、売上に対応する原価を月次に反映する
- その次に、売掛金・買掛金・未払費用を整える
- 在庫の重要性が高い会社では、月次在庫を概算でも把握する
- 年払い費用や前受金が大きい会社では、前払・前受を整理する
- 最後に、減価償却、賞与、税金、社会保険料などの月次配分を検討する
大切なのは、自社にとって重要なズレから整えていくことです。
発生主義の月次決算を支えるのは、経理だけではない
発生主義で月次数字を整えるには、経理部門だけが頑張っても限界があります。なぜなら、発生主義に必要な情報の多くは、現場にあるからです。
- 売上の発生時点は、営業や販売管理の情報とつながっています
- 納品、検収、請求、入金の状況は、営業事務や請求担当者が把握しています
- 仕入、外注、在庫、検収の状況は、購買や現場担当者が把握しています
- 給与、賞与、社会保険料は、総務・人事担当者が把握しています
- 借入、返済、資金繰りは、経営者や財務担当者が把握しています
月次決算では、売掛金は売上請求・回収管理に関わる担当者、棚卸資産や買掛金は購買担当者、給与関係は総務担当者、現金預金や借入金は経理担当者が関係します。勘定科目は、社内の業務管理単位を表しているとも言えます。担当者と経理担当者の連携が、月次決算の精度とスピードを左右するのです。
発生主義の月次決算は、経理処理の問題であると同時に、業務フローの問題でもあります。
- どの情報を、誰が、いつ、どの資料で経理に渡すのか
- どの段階で、売上や仕入を確定するのか
- 月末締め後、何日以内に請求書・納品書・検収情報を回収するのか
- 概算計上する項目について、誰が根拠を確認するのか
- 経営者は、どの資料を見てレビューするのか
ここまで決めておかないと、発生主義は続いていきません。
証憑・データ保存が整っていないと、発生主義は崩れる
発生主義の月次決算では、取引の発生時点を確認するための資料が重要になります。
必要となるのは、請求書だけではありません。契約書、注文書、納品書、検収書、作業報告書、出荷データ、入庫データ、在庫表、勤怠データ、支払予定表など、さまざまな資料が関わってきます。
これらの資料が整理されていないと、月次決算の数字は担当者の記憶や感覚に依存してしまいます。その状態では、経営者が数字を説明しようとしても、根拠が曖昧になりがちです。金融機関や外部関係者に説明する場面でも、数字の信頼性は弱くなってしまいます。さらに将来、税務調査、事業承継、M&A、内部統制の整備が必要になったときにも、資料不足が問題として表面化します。
特に電子取引については、税務上の保存制度にも注意が必要です。国税庁は、電子帳簿等保存制度について、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする制度であり、経理のデジタル化にも関係するものとして案内しています。
発生主義とは、単に仕訳を増やすことではありません。根拠資料と業務フローを整え、後から説明できる数字を作っていくことなのです。
発生主義で月次数字を整えると、経営判断はどう変わるか
発生主義で月次数字が整うと、経営者の目に映るものが変わってきます。
まず、月次利益の実態が見えやすくなります。入金や支払のタイミングに左右されにくくなるため、売上、粗利、固定費、営業利益の変化を素直に追えるようになります。
次に、粗利率や採算の変化が見えやすくなります。売上と原価が対応するため、値上げ、仕入価格の上昇、外注費の増加、不採算案件の影響などを確認しやすくなります。
さらに、資金繰りとの関係も見えやすくなります。売掛金、在庫、買掛金、未払金、前受金が整理されることで、「利益が出ているのに現金が増えない」理由を把握しやすくなります。
予実管理にも活きてきます。予算や経営計画は、通常、発生ベースの売上・費用を前提に作られます。月次実績が入金・支払ベースに近いままだと、予算との比較ができません。発生主義で月次数字が整えば、計画との差異を見ながら、売上施策、原価改善、固定費の見直し、資金調達、投資判断へとつなげやすくなります。
そして、外部への説明にも使えるようになります。金融機関、後継者、M&Aの相手方、投資家、幹部社員に対して、自社の数字を同じ前提で説明できる。これは大きな強みです。
発生主義は、守りの会計処理であると同時に、攻めの経営判断を支える土台でもあるのです。
発生主義を導入するときに、起きやすい失敗
発生主義で月次数字を整えるときには、いくつか気をつけておきたい落とし穴があります。
細かくしすぎて、月次決算が遅くなる
重要性の低い項目まで厳密に処理しようとすると、月次決算はどんどん遅くなります。
月次決算は、経営判断に間に合うことが何より大切です。年次決算と同じ精度を毎月求めすぎると、かえって使えない資料になってしまいます。重要な項目を優先し、概算処理も取り入れながら、早さと信頼性のバランスを取る必要があります。
毎月の処理ルールが変わってしまう
発生主義で処理していても、毎月ルールが変わると、比較ができません。
ある月は未払計上し、別の月は支払時に処理する。ある月は在庫を概算し、別の月は仕入全額を費用にする。ある月は前払費用を月割りし、別の月は支払月に全額費用にする——これでは、月次推移を見ても実態がつかめません。
月次決算では、継続性が非常に重要です。
売上だけ発生主義、費用は現金主義になっている
売上だけを発生主義で早めに計上し、対応する原価や費用を未払計上しないと、利益は過大に見えてしまいます。
この状態は危険です。経営者が「利益が出ている」と判断して投資や採用を進めた後、年次決算で利益が大きく下がる、という事態を招きかねません。
売上を発生主義で整えるなら、対応する原価・費用も合わせて整える必要があります。
貸借対照表を見ていない
発生主義で月次数字を整えると、売掛金、在庫、前払費用、未払金、前受金など、貸借対照表の項目が増えていきます。
損益計算書だけを見ていると、発生主義の効果は半分しか活かせません。月次では、損益計算書だけでなく、貸借対照表と資金繰りも合わせて確認したいところです。
経理担当者だけに任せてしまう
発生主義の月次決算は、現場の情報とつながっています。
経理担当者だけに任せてしまうと、売上の発生時点、納品状況、在庫、検収、外注実績などの情報が遅れがちになります。経理、営業、購買、現場、総務、そして経営者が、月次締めに必要な情報を共有する仕組みが必要です。
発生主義で月次数字を整えるための、実務ステップ
発生主義の月次決算を整えるなら、次の順番で進めていくのが現実的です。
1. 現在の月次数字が何ベースで作られているか確認する
まず、自社の月次試算表が、どの程度まで入金・支払ベースになっているかを確認します。
- 売上は、請求書発行日か、納品日か、入金日か
- 仕入は、請求書到着日か、入庫日か、支払日か
- 経費は、支払日か、発生日か
- 在庫は、月次で反映されているか
- 未収・未払・前払・前受は、月次で処理されているか
現状を把握しないまま改善に着手すると、どこから手を付けるべきか分からなくなってしまいます。
2. 売上計上基準を決める
次に、売上計上基準を決めます。
商品販売、請負、継続サービス、保守契約、月額課金、成果報酬など、取引類型ごとに売上の発生時点を整理します。あわせて、契約書、注文書、納品書、検収書、請求書、入金データのどれを根拠資料にするかも決めておきます。
3. 重要な原価・費用の未払計上を始める
売上に対応する原価や、重要な固定費から、未払計上を始めます。
外注費、仕入、物流費、人件費、社会保険料、家賃、利息、広告費など、月次利益に影響する項目を優先します。最初からすべてを対象にする必要はありません。金額の大きいもの、変動が大きいもの、経営判断に影響するものから始めていきます。
4. 在庫の月次把握方法を決める
在庫の重要性が高い会社では、月次在庫の把握方法を決めます。
- 実地棚卸を、毎月行うのか
- 帳簿在庫で管理するのか
- 予定原価率で概算するのか
- 重点商品だけ月次で確認するのか
- 滞留在庫を、どのタイミングで見直すのか
在庫管理は、粗利率と資金繰りの双方に大きく影響します。
5. 前払・前受の重要項目を整理する
年払い費用、大型契約、前受金がある会社では、前払・前受を月次で整理します。
ただし、少額なものまで過度に細かく処理すると、月次決算が重くなってしまいます。重要性のある項目に絞り、継続的に処理することが大切です。
6. 月次締めの期限と担当者を決める
発生主義の月次決算は、締めの日程が曖昧だと続きません。
- 売上確定日
- 仕入・外注費の締め日
- 在庫確認日
- 経費精算の提出期限
- 未払計上の締切
- 会計入力の完了日
- 経営者レビューの日
これらを決めたうえで、関係者で共有します。
7. 経営者レビューで、数字の意味を確認する
最後に、経営者が月次数字をレビューします。
- 売上と原価は、対応しているか
- 粗利率の変化は、実態を反映しているか
- 未払・前払・前受の影響は、大きいか
- 利益と資金のズレは、どこにあるか
- 計画との差異は、どこにあるか
- 翌月以降に、何を変えるべきか
発生主義の月次決算は、作って終わりではありません。経営者が理解し、判断に使ってはじめて意味を持ちます。
専門家に相談すべきタイミング
発生主義で月次数字を整える作業は、単に仕訳を増やすだけのものではありません。
売上計上基準、原価対応、在庫管理、未払・前払処理、税務上の取扱い、会計方針、業務フロー、資料保存、金融機関への説明——これらが複雑に関係してきます。
次のような状態がある場合は、専門家に相談する価値があります。
- 月次利益が大きく変動するが、その原因が分からない
- 入金・支払ベースの試算表になっており、本当の業績が見えない
- 売上計上基準が曖昧で、請求書発行日や入金日に依存している
- 粗利率が、月によって大きくブレる
- 在庫を、月次で把握していない
- 未払費用や前払費用を、年次決算でまとめて処理している
- 前受金や未請求売上が、多い
- 月次では黒字でも、決算時に数字が大きく変わる
- 金融機関に月次業績を説明することに、不安がある
- 将来の承継、M&A、外部資本の活用を見据えて、数字を整えておきたい
発生主義の整備に必要な水準は、会社ごとに異なります。重要なのは、形式的に厳密な処理を導入することではありません。自社の経営判断に必要な水準を見極め、無理なく続けられる月次運用に落とし込むことです。
重要事項の振り返り
| 論点 | 押さえるべき考え方 |
|---|---|
| 発生主義の目的 | 入金・支払日ではなく、取引の発生と期間対応に基づいて業績を把握すること |
| 現金主義の限界 | 入金・支払のタイミングに左右され、本当の売上・原価・利益が見えにくい |
| 売上計上 | 商品の引渡し、役務提供、検収、期間経過など、自社の取引実態に合う基準を決める |
| 原価対応 | 売上に対応する仕入・外注費・売上原価を、同じ月に近づけて把握する |
| 在庫 | 売れていない商品や材料は費用ではなく、資金が形を変えた資産として管理する |
| 未収・未払 | まだ入金・支払がなくても、発生している収益・費用を月次に反映する |
| 前払・前受 | お金の動きと損益認識を分け、月次利益の歪みを防ぐ |
| 概算処理 | 月次決算を早めるために有効だが、根拠・継続性・事後確認が必要 |
| 資金繰りとの関係 | 発生主義は資金繰りを軽視するものではなく、利益と資金のズレを把握する前提になる |
| 実務運用 | 経理だけでなく、営業・購買・現場・総務・経営者の連携が必要 |
| 外部説明 | 発生主義で整った月次数字は、金融機関や後継者、M&A相手方への説明力を高める |
発生主義で月次数字を整えたい方へ
月次決算を経営に活かすためには、試算表を早く作るだけでは足りません。
売上、仕入、外注費、在庫、未払費用、前払費用、前受金などを、自社の取引実態に合わせて整理し、毎月比較できる数字へと整えていく必要があります。
犬飼公認会計士・税理士事務所では、月次決算を「申告のための途中集計」ではなく、経営判断・資金繰り・予実管理・金融機関説明に使える数字へと整えるため、会社の実務体制に合わせて論点を整理します。
入金・支払ベースの月次数字では本当の業績が見えない。粗利率や利益のブレの原因を整理したい。決算時に大きく修正されない月次管理にしたい。金融機関や後継者に説明できる数字を準備したい。そうしたお悩みがありましたら、犬飼公認会計士・税理士事務所HPのお問い合わせページより、お気軽にご相談ください。
