「これは経費になりますか」
税務相談の場で、本当によく耳にする質問です。
ただ、この問いは、実はかなり慎重に扱う必要があります。というのも、経費になるかどうかは、領収書があるか、会社名で支払っているか、会計ソフトでどの勘定科目に入力したか、といった形式だけで決まるものではないからです。
たとえば、同じ飲食代でも扱いは分かれます。取引先との商談であれば交際費や会議費の問題になりますし、従業員全体の慰安を目的としたものであれば福利厚生費の問題になります。役員や親族だけの私的な飲食であれば、会社の経費ではなく、役員給与や私的支出として問題になることもあります。
つまり、見た目が同じ支出であっても、誰のために、何の目的で、どのような実態で支払われ、どのような資料が残っているのか。そのひとつひとつによって、税務上の扱いは変わってくるのです。
本記事では、交際費、福利厚生費、旅費、広告宣伝費、家事関連費といった個別の論点に入る前提として、「経費になる支出・ならない支出」を見極めるための、基本的な判断軸を整理していきます。
経費になるかどうかは「勘定科目」では決まらない
まず押さえておきたいのは、税務上の判断は、会計処理上の勘定科目名だけで決まるわけではない、という点です。
会計ソフトに「会議費」と入力していても、実態が接待であれば、交際費等として扱われる可能性があります。「福利厚生費」と入力していても、特定の役員だけが利益を受けているのであれば、役員給与や経済的利益の問題になります。「外注費」として処理していても、その実態が架空取引やキックバックのための支出であれば、損金性そのものが否認されることもあります。
税務調査で確認されるのは、勘定科目そのものよりも、その支出の実態です。
具体的には、次のような点が見られます。
- その支出は、実際に発生しているか
- 会社や事業のための支出か
- 誰が利益を受けているか
- 金額や内容が通常の範囲に収まっているか
- 支払先、支払目的、支払時期に不自然さがないか
- 契約書、請求書、領収書、社内稟議、報告書、メール、入出金記録が整合しているか
こうして見ていくと、「どの科目に入れれば経費になるか」という発想は、やはり危険だとわかります。正しくは、「その支出の実態を踏まえると、税務上どのように扱われるべきか」を考える。この順番が大切です。
法人の場合の基本｜損金になる支出とは何か
法人税では、会社の所得金額を計算する際に、益金から損金を差し引きます。損金の額に算入されるのは、別段の定めがあるものを除き、売上原価等、販売費・一般管理費その他の費用、そして損失の額とされています。さらに、販売費・一般管理費その他の費用については、償却費を除き、その事業年度終了の日までに債務が確定しているものに限られます。
出典：国税庁｜No.5387 販売費、一般管理費その他の費用における債務確定の判定
ここで重要なのは、法人の支出であっても、会社が支払ったものがすべて損金になるわけではない、ということです。
会社名義で支払ったものでも、事業との関係がなければ損金とはいえません。支出した時点でまだ債務が確定していなければ、その期の損金にできないこともあります。支出の効果が将来に及ぶ資産の取得であれば、支出時に全額を費用にするのではなく、資産計上や減価償却の問題になります。そして交際費、寄附金、役員給与などのように、税法上、損金算入に制限がある支出もあります。
つまり法人の経費判断では、少なくとも次の順番で考える必要があります。
- その支出が実際に発生しているか
- 会社の事業に関連しているか
- その期の費用として計上できる時期にあるか
- 税法上の損金算入制限にかからないか
- 税務調査で説明できる資料が残っているか
このどこかに問題があると、「支払ったから経費」という単純な判断はできなくなります。
個人事業主の場合の基本｜必要経費と家事関連費
個人事業主の場合は、法人の「損金」ではなく、所得税法上の「必要経費」として考えていきます。
必要経費の算入時期については、その年に債務が確定した金額が原則とされています。支払っていても債務が確定していなければその年の必要経費にはならず、逆に、支払っていなくても債務が確定していれば必要経費になります。
さらに、家事上の費用は必要経費になりません。業務と家事の両方に関わる家事関連費については、取引の記録などに基づいて、業務の遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合に限り、その区分できる金額だけが必要経費になるとされています。
出典：国税庁｜No.2210 必要経費の知識
個人事業主の場合、とりわけ問題になりやすいのが、事業用と私用が混ざる支出です。
自宅兼事務所の家賃、水道光熱費、通信費、自動車関連費、会食費、旅費、書籍代、備品代。これらはいずれも事業に関係し得る一方で、生活にも関係し得ます。こうした支出については、「事業で使っている部分がある」というだけでは足りません。
どの程度が事業用なのか。どのような記録に基づいて按分しているのか。その按分割合を、継続して合理的に運用できているか。そして、後から見返したときに、業務との関係をきちんと説明できるか。
この整理が不十分なまま必要経費にしてしまうと、税務調査で家事費として否認される可能性があります。
経費性を判断する6つの軸
経費になるかどうかを考えるときは、次の6つの軸で整理すると、判断がぐっとしやすくなります。
1. 事業関連性｜その支出は事業とどうつながっているか
最初に確認すべきは、事業との関係です。
売上を得るための支出なのか。商品やサービスを提供するための支出なのか。従業員の業務遂行や会社運営に必要な支出なのか。取引先との関係維持や営業活動に関係する支出なのか。
この説明ができない支出は、経費としてはどうしても弱くなります。
ただし、「事業に少しでも関係がある」と言えればよい、というわけではありません。たとえば、経営者が人脈づくりのためと説明する支出でも、実際には私的な交友関係に近い場合があります。役員の学習や視察と説明する支出でも、旅行や趣味の要素が中心であれば、全額を事業経費とするのは難しくなります。
事業関連性は、抽象的な説明ではなく、具体的な業務とのつながりで確認していく必要があります。
2. 目的｜何のために支出したのか
次に確認したいのは、その支出の目的です。
売上獲得のためなのか。既存取引の維持のためなのか。従業員の福利厚生のためなのか。業務効率化のためなのか。会社の信用維持のためなのか。それとも、単に役員や個人の満足のためなのか。
目的が曖昧な支出は、税務調査で説明が難しくなります。
とりわけ、飲食、贈答、旅行、会費、研修、視察、社宅、車両、通信費などは、事業目的と私的目的が混在しやすい支出です。こうした支出については、支出した時点で目的を記録しておくことが重要になります。
後になって「仕事に関係していました」と説明しても、当時の資料がなければ、その説得力は弱くなってしまいます。
3. 受益者｜誰が利益を受けているか
経費性の判断では、「誰がその支出によって利益を受けているか」が非常に重要です。
会社全体の業務に必要な支出なのか。従業員全体、あるいは一定の合理的な範囲の従業員を対象とする支出なのか。特定の役員や親族だけが利益を受ける支出なのか。取引先に対する接待や贈答なのか。それとも、経営者個人の生活上の利益なのか。
法人が役員に対して経済的利益を供与した場合、そのうち一定のものは役員給与として扱われることがあります。役員に対して継続的に供与される経済的利益のうち、毎月おおむね一定であるものは定期同額給与に該当し得ますが、その他のものは定期同額給与に該当せず、損金に算入されません。また、不相当に高額なものや、隠蔽・仮装によって供与した経済的利益も、損金には算入されません。
出典：国税庁｜No.5202 役員等に対する経済的利益
会社の経費に見えても、その実質が役員個人への利益移転であれば、法人税だけでなく、所得税・源泉所得税・加算税へと問題が広がっていく可能性があります。
4. 通常性・合理性｜金額や内容が通常の範囲か
事業に関連していても、金額や内容が過大であれば、そこで問題になります。
必要以上に高額ではないか。同じ目的の支出と比べて、著しく突出していないか。会社の規模、収益、取引内容に照らして不自然ではないか。支出先や支払方法に不自然さはないか。そして、継続的に同じ基準で処理されているか。
税務では、「支出目的があるか」だけでなく、「その支出額が通常の範囲か」という点も見られます。
たとえば、取引先との関係維持のための贈答であっても、相手方、取引規模、支出時期、金額水準に照らして過大であれば、交際費、寄附金、あるいは役員個人の関係支出などとして問題になることがあります。
通常性や合理性は、明確な金額基準だけで判断できるとは限りません。だからこそ、社内規程、過去の支出実績、取引先との関係、支出目的を、あらかじめ整理しておくことが大切になります。
5. 証拠資料｜後から説明できる資料があるか
経費判断において、実務上もっとも重要になるのが、証拠資料です。
領収書があること自体は大切ですが、領収書さえあれば十分、というわけではありません。領収書には、金額、日付、支払先は記載されていても、なぜ支出したのか、誰と何をしたのか、どの業務に関係するのかまでは、記載されていないことが多いからです。
支出の種類によっては、次のような資料が必要になります。
- 契約書
- 請求書
- 見積書
- 納品書
- 領収書
- 稟議書
- 社内承認記録
- 参加者名簿
- 面談記録
- 出張報告書
- 業務日報
- メール
- チャット履歴
- 入出金記録
- 写真、成果物、納品物
- 社内規程
税務調査では、後から作った説明よりも、支出の当時に作成・保存されていた原始資料が重視されます。業種別の税務調査でも、契約書・請求書だけでなく、見積書、稟議、業務記録、メールなど、取引の上流で作成された資料の整合性が確認されることがあります。
会社としては、「領収書を保存しているか」だけでなく、「その領収書が何の支出なのかを説明できる状態になっているか」まで確認しておきたいところです。
6. 計上時期｜その期の費用にしてよいか
支出が事業に関係していても、その期の経費にできるとは限りません。
法人税では、販売費・一般管理費その他の費用について、債務の確定が重要になります。債務確定の要件としては、その事業年度終了の日までに債務が成立していること、具体的な給付原因事実が発生していること、そして金額を合理的に算定できること、という3点が挙げられています。
出典：国税庁｜No.5387 販売費、一般管理費その他の費用における債務確定の判定
したがって、決算前に請求書だけを受け取っていても、サービスの提供や納品が完了していなければ、その期の費用にならないことがあります。反対に、支払いが翌期であっても、当期中に債務が確定していれば、未払費用や未払金として処理できる場合があります。
経費性と計上時期は、別の問題です。「経費になる支出か」と「いつの経費になるか」は、切り分けて判断する必要があります。
経費になりやすい支出でも、税務上の制限がある
事業に必要な支出であっても、税務上、全額がそのまま損金や必要経費になるとは限りません。
その代表が、交際費等です。
交際費等とは、法人が得意先、仕入先その他事業に関係のある者などに対して、接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出するものをいいます。一定の飲食費については交際費等の範囲から除かれるものがありますが、令和6年4月1日以後に支出する飲食等に係る費用については、1人当たり10,000円以下であること、そして飲食等の年月日、参加者、関係、人数、費用額、飲食店名・所在地などを記載した書類の保存が必要とされています。
出典：国税庁｜No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算
交際費課税の特例についても押さえておきましょう。中小法人は、一定の交際費等について、800万円までの全額損金算入か、接待飲食費の50％損金算入か、いずれかを選択して適用できます。また、社外の人との飲食等で1人当たり1万円以下の飲食費は、一定の書類保存を前提として、交際費等の範囲から除かれます。
出典：中小企業庁｜交際費課税の特例
ここで大切なのは、「飲食代だから経費になる」でもなければ、「1万円以下だから何でも問題ない」でもない、ということです。
そもそも事業に関係する飲食なのか。社内飲食費ではないか。参加者や相手方との関係を記録しているか。人数や金額に不自然な操作がないか。消費税の処理や交際費等の集計と整合しているか。
こうした点を満たして初めて、制度を安全に使える状態になります。
経費にならない、または注意が必要な支出
経費にならない支出には、いくつかの典型があります。
私的支出
最もわかりやすいのは、事業と関係のない私的支出です。
個人の生活費、家族の支出、趣味、私的な旅行、個人的な会食、事業と関係のない買い物。これらは、会社や事業の経費にはなりません。
法人であれば、会社が支払っていても、実質的に役員や従業員個人の利益であれば、給与課税や役員給与の損金不算入の問題になります。個人事業主であれば、家事費または家事関連費の問題になります。
事業関連性を説明できない支出
支出自体は実在していても、事業との関係を説明できなければ、経費性は弱くなります。
領収書がある。会社のクレジットカードで支払っている。会計ソフトに入力している。——これだけでは足りません。
支出の目的、相手方、業務との関係、成果物、社内承認、支出の必要性。これらを説明できる状態にしておく必要があります。
役員や親族への利益移転
オーナー会社では、会社と経営者個人との距離が近いため、会社の経費と個人の支出が混ざりやすくなります。
役員個人の会費、住宅関連費、車両費、旅行費、飲食費、家族に関する支出。これらは、会社の事業に関係しているように見えても、実質的には役員個人の利益と判断されることがあります。
役員に対する経済的利益が給与として扱われる場合、法人側では損金算入制限の問題が生じ、個人側では給与所得課税や源泉徴収の問題が生じます。単なる経費否認にとどまらず、複数の税目に波及し得る点には、注意が必要です。
架空・水増し・名目と実態が違う支出
経費処理のなかで特に危険なのが、実態のない支出や、名目と実態が違う支出です。
架空外注費、架空人件費、架空の業務委託料、実態のない紹介料、キックバックのための支出、領収書の分割、参加人数の水増し、日付の操作。こうした処理は、単なる経費性の問題を超えて、重加算税や使途秘匿金、認定賞与、源泉所得税の問題につながる可能性があります。
税務調査では、支払先への反面調査、預金口座の確認、メールや業務資料の確認、原価率や利益率の分析などを通じて、実態が確認されます。外注費の水増しやキックバックのような支出は、臨時的な役員給与、あるいは不正行為に関連する費用として、損金不算入となることがあります。
「形式だけ整えればよい」という発想は、最も危険なものだと考えておくべきです。
債務が確定していない支出
決算前に利益を圧縮したいからといって、まだ発生していない費用、納品されていない物品、完了していないサービス、金額が確定していない支出を、前倒しで経費にすることはできません。
経費になるかどうかと、その期に計上できるかどうかは、別の話です。
税務調査では、期末付近の請求書、納品書、検収日、役務提供の完了日、契約内容、支払日などが確認されます。決算対策として費用を前倒しする場面ほど、債務確定の確認が重要になります。
資産計上すべき支出
支出した金額が、すぐに費用になるとは限りません。
備品、設備、車両、建物附属設備、ソフトウェア、改装工事などは、内容によっては資産計上し、減価償却を通じて費用化していく必要があります。修繕費として処理した支出でも、実態として価値を高める改良であったり、耐用年数を延ばす工事であったりすれば、資本的支出となることがあります。
「お金が出ていったから経費」という考え方ではなく、その支出によって何を取得したのか、その効果がいつまで及ぶのかを確認する。この視点が欠かせません。
領収書だけでなく「説明できる状態」を作る
経費性を守るためには、領収書を保存するだけでは不十分です。
領収書は、あくまで支払の存在を示す資料です。経費性を示す資料としては、それだけでは足りないことがあります。
たとえば飲食費であれば、誰と、何の目的で、どのような業務上の関係で会食したのかが重要です。旅費であれば、どこへ、何の業務で行き、どのような成果があったのかが重要になります。広告宣伝費であれば、誰に向けた宣伝なのか、不特定多数への宣伝効果があるのか。福利厚生費であれば、対象者が公平で、通常必要な範囲に収まっているか。それぞれに、確認すべき点があります。
法人は、帳簿を備え付けて取引を記録するとともに、帳簿と、取引等に関して作成または受領した書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。保存すべき書類の例としては、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などが挙げられています。
出典：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間
また、電子取引については、電子帳簿保存法に基づく電子取引データの保存が問題になります。電子取引関係については、電子取引データの保存方法や電子帳簿保存法Q&Aなどが公表されており、電子で受け取った請求書や領収書、メール添付の取引資料などについても、保存方法を確認しておく必要があります。
出典：国税庁｜電子取引関係
経費処理で重要なのは、「支払った事実」と「事業に必要だった理由」を、後から第三者に説明できる形で残しておくことです。
経費判断の実務フロー
実務では、次の順番で確認していくと、整理しやすくなります。
1. 支出の事実を確認する
まず、本当に支出が発生しているかを確認します。
支払先、支払日、支払方法、金額、請求内容、入出金記録を確認します。現金払いの場合は、領収書や受領書だけでなく、現金出納帳との整合も重要になります。
2. 事業との関係を確認する
次に、その支出が事業活動とどう関係するのかを確認します。
売上、仕入、採用、教育、広告、取引維持、業務効率化、管理体制の整備など、どの業務目的に関係するのかを説明できる必要があります。
3. 受益者を確認する
その支出によって利益を受けているのが、会社なのか、従業員全体なのか、特定の役員なのか、親族なのか、あるいは取引先なのかを確認します。
受益者が特定の個人に偏っている場合は、給与課税や私的支出の問題がないかを検討します。
4. 税務上の分類を確認する
事業関連性がある支出でも、分類によって税務上の扱いは変わります。
交際費なのか。会議費なのか。福利厚生費なのか。広告宣伝費なのか。寄附金なのか。役員給与なのか。資産なのか。家事関連費なのか。
勘定科目を先に決めるのではなく、支出の実態から分類していきます。
5. 計上時期を確認する
その期の費用として処理できるかを確認します。
納品や役務提供は完了しているか。債務は成立しているか。金額は合理的に算定できるか。前払費用や資産計上に該当しないか。
決算前の支出ほど、この確認が重要になります。
6. 証拠資料を確認する
最後に、税務調査で説明できる資料があるかを確認します。
領収書だけで足りるのか。社内メモや稟議が必要か。参加者や相手方との関係を残すべきか。契約書や成果物が必要か。電子データとして保存すべきか。
資料が不足している場合は、支出の時点で補完しておくべきです。後から作った資料は、当時の原始資料ほどの説得力を持ちません。
「経費にできるか」より先に考えるべきこと
節税の観点から見ると、経費を増やせば税金は減るように見えます。
しかし、経費を増やすということは、同時に資金を外に出すことでもあります。税金が減っても、それ以上に現金が減れば、会社の資金繰りは悪化します。事業に必要のない支出を無理に増やせば、利益体質も弱くなっていきます。説明できない経費処理を続ければ、税務調査で否認されるだけでなく、金融機関や後継者に対しても、数字の信頼性を説明しにくくなります。
正しい節税とは、単に経費を増やすことではありません。必要な支出を、必要な時期に、正しい分類で、説明できる資料とともに処理すること。それが本来の姿です。
逆に、誤った節税とは、実態のない支出を作ること、私的支出を会社に付け込むこと、資料を後から整えること、勘定科目だけで見せ方を変えること、といったものです。
経費処理は、会社の数字の信頼性そのものに関わります。税務署に説明できるだけでなく、金融機関、取引先、後継者、そしてM&Aの相手方にも説明できる数字であること。ここが重要です。
専門家に相談すべき支出
すべての支出について、専門家に確認する必要はありません。
しかし、次のような支出については、実行前、あるいは処理前に確認しておいたほうが安全です。
- 役員や親族が関係する支出
- 金額が大きい支出
- 私用と事業用が混在する支出
- 交際費、福利厚生費、広告宣伝費、寄附金の区分に迷う支出
- 決算直前に発生する支出
- 契約内容と請求内容が一致していない支出
- 現金で支払う支出
- 領収書がない、または内容が不十分な支出
- 海外取引や外注費、紹介料、謝礼金
- 税務調査で過去に指摘を受けた類型の支出
大切なのは、「税務調査で指摘されたらどう説明するか」ではなく、「支出する前に、どのように説明できる状態にしておくか」です。
経費処理に不安がある場合は、領収書を見せて「これは経費になりますか」と確認するだけでなく、その支出の目的、相手方、業務との関係、社内の承認状況、資金の流れまで整理したうえで相談することをおすすめします。
犬飼公認会計士・税理士事務所へのご相談について
経費になるかどうかの判断は、単なる勘定科目の選択ではありません。
支出の目的、事業の実態、受益者、資料の保存、税務調査での説明可能性、そして資金繰りへの影響。これらを踏まえて整理していく必要があります。とりわけ、役員・親族が関係する支出、交際費や福利厚生費の区分、決算前の支出、外注費や紹介料の処理は、後から問題が大きくなりやすい領域です。
当事務所では、経費処理を単なる申告作業としてではなく、会社の数字を後から説明できる状態に整えるための、重要な管理体制として捉えています。
「この支出は経費にしてよいのか」だけでなく、「税務調査で説明できるか」「金融機関や後継者に見せても問題のない処理か」「今後も同じ基準で運用していけるか」というところまで整理したい場合は、当事務所HPのお問い合わせページからご相談ください。
この記事の振り返り
| 判断項目 | 確認すべきこと | 注意点 |
|---|---|---|
| 事業関連性 | その支出が売上、仕入、業務遂行、管理、営業活動とどう関係するか | 「何となく仕事に関係する」だけでは弱い |
| 支出目的 | 何のために支出したのか | 後から説明するのではなく、支出時点で記録する |
| 受益者 | 会社、従業員、役員、親族、取引先の誰が利益を受けているか | 特定の役員や親族への利益は給与課税等に注意 |
| 通常性・合理性 | 金額や内容が会社規模、取引内容、過去実績と比べて自然か | 過大・不自然な支出は否認リスクが高い |
| 税務上の分類 | 交際費、福利厚生費、広告宣伝費、寄附金、給与、資産などのどれに該当するか | 勘定科目名ではなく実態で判断する |
| 計上時期 | その期の費用として処理できるか | 債務確定、納品、役務提供完了、金額算定を確認する |
| 証拠資料 | 契約書、請求書、領収書、稟議、参加者記録、報告書、メール等が整っているか | 領収書だけでは目的や相手方を説明できない場合がある |
| 節税効果 | 税金が減るだけでなく、資金繰りや将来リスクに耐えられるか | 不要な支出を増やすことは節税ではなく資金流出になる |
