電子帳簿保存法・電子取引保存の基本｜メール・PDF請求書を紙に印刷するだけでは足りない理由

確定申告の資料整理で、近年とくに誤解が生じやすいのが電子帳簿保存法です。

「会計ソフトを使っていれば、それで対応できているのだろうか」
「メールで届いた請求書PDFは、印刷して保存すればよいのか」
「Amazonやクラウドサービスの領収書は、どこまで保存すればよいのか」
「紙の領収書をスマホで撮影したら、原本は捨ててよいのか」
「個人事業や副業でも関係するのか」

日々の実務のなかで、こうした声を耳にする機会は少なくありません。これらは単なる保存方法の話にとどまらず、電子データの保存が乱れていると、売上、必要経費、家事関連費、消費税、インボイス、資産取得、さらには税務調査への対応まで、幅広く影響してきます。

とりわけ、個人事業、副業、不動産収入がある方は要注意です。請求書、領収書、契約書、通帳、カード明細、プラットフォーム明細、クラウドサービスの利用明細が、紙と電子に分散しがちだからです。保存場所がばらばらで、どれが原本なのか、帳簿のどの取引と対応しているのか分からない状態では、申告書の数字を後から説明することができません。

この記事では、電子帳簿保存法を「難しい制度対応」としてではなく、取引の実態を後から説明できる資料保存の仕組みとして整理していきます。

電子帳簿保存法は、まず4つに分けて理解する

電子帳簿保存法という言葉は一つですが、実務のうえでは、次の4つを分けて考えておく必要があります。

区分	対象のイメージ	個人事業・副業・不動産収入での典型例
帳簿の電子保存	会計ソフト等で作成した帳簿をデータで保存する	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、固定資産台帳など
書類の電子保存	自分が一貫してPC等で作成した書類をデータで保存する	自分が作成した請求書控え、見積書控え、領収書控えなど
スキャナ保存	紙で受け取った書類等をスキャン・撮影してデータ保存する	紙の領収書、紙の請求書、紙の契約書、紙の納品書など
電子取引保存	最初から電子データで授受した取引情報をデータのまま保存する	メール添付のPDF請求書、ECサイトの領収書、クラウド請求書、電子契約、インターネットバンキング明細など

このように、電子帳簿保存法は、帳簿の電子保存、書類の電子保存、スキャナ保存、電子取引の保存に分かれています。なかでも電子取引は、メールで請求書データをやり取りするような、最初から紙を使わない取引について、そのデータ保存を義務付ける制度と位置づけられます。

ここで大切にしていただきたいのは、「紙をデータ化する話」と「最初から電子データで受け取ったものを保存する話」は別だ、という点です。

紙の領収書をスマートフォンで撮影するのは、原則としてスキャナ保存の領域にあたります。一方で、メールで届いたPDF請求書、クラウド上で発行された領収書、ECサイトからダウンロードした購入明細は、電子取引保存の領域です。

この区分を取り違えると、「紙で印刷しているから大丈夫」と思っていた資料が、実は電子データとして保存すべき対象だった、という問題が起こります。

この記事で扱う範囲

この記事では、個人事業、副業、不動産収入がある個人を念頭に、電子帳簿保存法と電子取引保存の基本を扱います。

中心に据えるのは、メールやPDFの請求書・領収書、ECサイトの領収書、クラウド請求書、電子契約、インターネットバンキング、カード明細、決済アプリ明細などを、どのように保存し、帳簿と結び付けていくか、という点です。

一方で、個別の会計ソフトの操作方法、電子契約サービスの比較、インボイス制度の詳細な記載要件、税務調査時の交渉実務までは扱いません。この記事の目的は、制度の細部を暗記することではなく、自分の取引をどの保存区分で整理すべきかを、ご自身で判断できるようになることにあります。

令和6年1月以降、電子取引データは「消さずに保存」が基本

電子取引保存で最初に押さえておきたいのは、電子データでやり取りした請求書、領収書、契約書などは、紙に印刷するだけでは足りず、電子データとしても保存する必要がある、という点です。

申告所得税・法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある方が、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに相当する電子データをやり取りした場合には、その電子取引データを保存しなければなりません。保存にあたっては、改ざん防止のための措置、「日付・金額・取引先」で検索できる状態、そしてディスプレイやプリンタ等の備付けが求められます。
出典：国税庁｜電子取引データの保存方法をご確認ください

また、令和6年1月からは、電子取引データをプリントアウトした後に電子データを消してしまうのではなく、電子取引データそのものを保存しておく必要があります。
出典：国税庁｜令和6年1月からの電子取引データの保存方法

つまり、次のような対応では不十分だということになります。

• メールで届いたPDF請求書を印刷し、PDFを削除する
• クラウドサービスの領収書を画面で確認しただけで、データを保存しない
• ECサイトの注文履歴が残っているからと考え、領収書データをダウンロードしない
• カード明細だけを保存し、個々の電子領収書を保存しない
• 会計ソフトに金額だけ入力し、元データを保存しない

電子取引保存で問われるのは、「帳簿に入力したかどうか」ではありません。「取引情報を含む電子データを保存しているかどうか」なのです。

電子取引とは何か｜メール、クラウド、EC、アプリ決済も対象になり得る

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式によって行う取引をいいます。ここでいう取引情報とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される事項を指します。国税庁の一問一答では、EDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引、ペーパーレス化されたFAX、インターネット上のサイトを通じて取引情報を授受する取引などが例として挙げられています。
出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係 令和7年6月

個人の実務でよく見られる電子取引は、次のようなものです。

• メール添付で受け取ったPDF請求書
• メール本文に記載された請求情報
• クラウド請求書サービスで受け取った請求書
• 電子契約サービスで締結した業務委託契約書
• ECサイトからダウンロードした領収書
• サブスクリプションサービスの利用明細
• 広告サービス、クラウドソフト、レンタルサーバー等の請求書
• インターネットバンキングの振込明細
• クレジットカードの利用明細データ
• 電子マネー、QRコード決済、スマホアプリ決済の利用明細
• プラットフォーム報酬の支払明細
• クラウド上で共有された家賃明細や管理会社報告書

インターネットバンキングによる振込等も電子取引にあたり、取引年月日、金額、振込先名等が記載されたデータを保存しておく必要があります。
出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係 令和7年6月

気をつけたいのは、「メールを保存している」「サイトにログインすれば見られる」というだけでは足りない場合がある、ということです。メール添付データについては、当該データが添付された電子メールをメールソフト上で閲覧できるだけでは十分とはいえず、検索できる状態で保存しておく必要があります。
出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係 令和7年6月

電子取引保存で満たすべき3つの実務ポイント

電子取引保存では、細かな制度要件を一つずつ暗記していくよりも、まずは次の3つで考えると整理しやすくなります。

1つ目は、データを消さずに保存していることです。メール添付のPDF、クラウド上の請求書、ECサイトの領収書、電子契約書、カード明細など、取引情報を含む電子データを保存します。

2つ目は、改ざん防止のための措置を取っていることです。タイムスタンプ、訂正・削除履歴が残るシステム、訂正・削除できないシステム、あるいは訂正削除防止に関する事務処理規程などが考えられます。

3つ目は、必要なときに探せて、見られて、提出できることです。日付、金額、取引先で検索できる状態にしておき、税務調査等で求められた場合には、データを提示・提出できるようにしておきます。

実務上の電子取引保存の要件は、システム概要書等の備付け、見読可能性、検索機能、真実性の確保に整理できます。このうち真実性の確保については、タイムスタンプ、訂正削除システム、訂正削除防止に関する事務処理規程などの方法が考えられます。

真実性の確保｜改ざんしていないことをどう説明するか

真実性の確保とは、平たくいえば、保存した電子データが後から不当に変更されていないことを、きちんと説明できるようにしておくことです。

電子データは紙と違い、コピー、上書き、削除、ファイル名変更が容易にできてしまいます。だからこそ、電子取引データについては、改ざん防止のための措置が求められます。

主な方法は、次のとおりです。

方法	内容	個人実務での考え方
タイムスタンプ	一定の時刻にそのデータが存在し、その後変更されていないことを確認する仕組み	対応システムを利用する場合に有効
訂正・削除履歴が残るシステム	データの訂正削除履歴を確認できるシステムで保存する	クラウド請求書、証憑管理、会計ソフト等で対応する場合がある
訂正・削除できないシステム	保存後に変更・削除できない仕組みで保存する	システム仕様の確認が必要
事務処理規程	不当な訂正削除を防止する社内ルールを定め、守る	個人事業者・小規模事業者でも導入しやすい

専用システムを導入しなくても、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守るという方法があります。あわせて、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法や、規則的なファイル名を付す方法も示されています。
出典：国税庁｜電子取引データの保存方法をご確認ください

個人事業や副業の場合、最初から高額なシステムを導入する必要があるとは限りません。ただし、「規程を作っただけ」で終わってしまってはいけません。実際に、誰が、いつ、どこに、どのようなファイル名で保存するのかを決め、それを継続して運用していくことが何より重要です。

可視性の確保｜保存したデータをすぐに見られる状態にする

可視性とは、保存した電子データを、必要なときに画面や書面で確認できる状態にしておくことです。

たとえば、請求書PDFが保存されていても、パスワードが分からない、退会済みのクラウドサービスにしか残っていない、担当者の個人スマホにしかない、ファイル名が不明で探せない——こうした状態では、実務上使うことができません。

可視性の観点からは、次の点を確認しておきます。

• 保存先にアクセスできるか
• ファイルが破損していないか
• PDF、画像、CSV、メールデータなどを開ける環境があるか
• ディスプレイやプリンタ等で確認できるか
• 税務調査時に求められたデータを提示・提出できるか
• 退職者や外注先の端末にしか残っていない資料がないか
• クラウドサービスの契約終了後も、必要資料を保存できているか

クラウド会計を利用している場合、スキャンした書類や電子取引データが、クラウド会計上のファイルストレージに保存されることがあります。この場合、税務職員に確認してもらうためには、アクセス権限を与える、あるいは一緒に閲覧するといった対応が必要になります。

保存とは、単にファイルをどこかに置くことではありません。必要なときに、必要な人が、必要な範囲で確認できる状態まで含めて、はじめて保存といえます。

検索要件｜日付・金額・取引先で探せる状態にする

電子取引保存では、原則として「日付・金額・取引先」で検索できる状態が求められます。

その対応方法は、大きく分けて次の3つです。

1つ目は、証憑管理ソフトやクラウド会計の保存機能を使う方法です。取引日、取引先、金額を登録し、システム上で検索できるようにします。

2つ目は、ファイル名に規則性を持たせる方法です。たとえば「2026-04-15_ABC商事_請求書_110000.pdf」のように、日付、取引先、金額、内容を含めて保存します。

3つ目は、Excelなどで索引簿を作成する方法です。保存ファイル名、取引日、取引先、金額、内容、保存場所を一覧にしておきます。

検索要件を満たす簡易な方法として、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法、またはデータのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定フォルダに集約して検索機能を活用する方法が示されています。
出典：国税庁｜電子取引データの保存方法をご確認ください

なお、令和6年1月以降の取扱いでは、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の方、または電子取引データをプリントアウトして日付・取引先ごとに整理している方については、電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索要件が不要となる場合があります。
出典：国税庁｜令和6年1月からの電子取引データの保存方法

ただし、検索要件が緩和・不要となる場合であっても、実務のうえでは「探せない資料」は、申告にも説明にも使いづらいものです。売上規模が小さいから整理しなくてよい、と考えるのではなく、将来の自分や専門家が見ても分かる保存方法にしておくべきでしょう。

準備が間に合わない場合の猶予措置は「放置してよい」という意味ではない

令和6年1月以降、電子取引データ保存について、一定のルールに従って保存できなかったことに相当の理由があり、なおかつ税務調査等の際に電子取引データのダウンロードの求めや、プリントアウト書面の提示・提出の求めに応じられる場合には、猶予措置が設けられています。事前の申請等は不要とされています。
出典：国税庁｜令和6年1月からの電子取引データの保存方法

しかし、この猶予措置を「何もしなくてよい」という意味で受け取ってしまうのは危険です。

少なくとも、電子取引データそのものを消さずに保存しておくことは必要です。加えて、税務調査等で提示・提出できる状態にしておかなければなりません。

「人手不足」「資金不足」「システム整備が間に合わない」といった事情がある場合でも、メール、PDF、EC領収書、クラウド請求書、カード明細、プラットフォーム明細をどこに保存しているのかを説明できなければ、実務上のリスクは残ったままです。

猶予措置は、制度対応の入口を広げるものではありますが、資料整理を後回しにしてよい理由にはなりません。

スキャナ保存と電子取引保存を混同しない

紙の領収書をスマホで撮影して保存することと、メールで届いたPDF請求書を保存することは、似ているようでいて、制度上の位置づけが異なります。

紙で受け取った領収書や請求書を、スマホやスキャナで読み取って保存する場合は、スキャナ保存にあたります。紙の領収書・請求書などについては、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。対象書類の例としては、契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書などが挙げられています。
出典：国税庁｜はじめませんか、書類のスキャナ保存 令和6年1月以降用

一方、メール添付のPDF請求書やクラウド請求書は、最初から電子データで授受したものです。これはスキャナ保存ではなく、電子取引保存にあたります。

取引の形	保存区分	実務上の注意点
紙の領収書を受け取った	紙保存またはスキャナ保存	スキャナ保存を選ぶなら要件確認が必要
メールでPDF請求書を受け取った	電子取引保存	PDFをデータのまま保存する
ECサイトで領収書をダウンロードした	電子取引保存	サイト上にあるだけでなく、保存・検索できる状態にする
紙の請求書を自分でスキャンした	スキャナ保存	紙を廃棄する前に要件を満たしているか確認する
自分が会計ソフトで作成した請求書控え	書類の電子保存	自分が一貫してPC等で作成した書類として整理する

スキャナ保存は任意であり、紙を保存し続けるという選択もあり得ます。これに対して電子取引保存は、電子データで授受した取引情報について、データ保存が求められる。この点が大きく異なります。

紙とPDFの両方を受け取った場合は、原本性と取引ルールを確認する

実務では、取引先から先にメールで請求書PDFが届き、後日、同じ内容の紙の請求書が届く、ということがあります。

こうした場合、単純に「紙があるからPDFは不要」とは考えない方がよいでしょう。電子データを授受している以上、電子取引保存の対象になり得るからです。他方で、取引慣行や社内ルール等により、データとは別に書面の請求書や領収書等を原本として受領している場合には、その書面を保存する必要があります。
出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係 令和7年6月

個人事業者の場合は、取引先ごとに厳密な原本ルールを定めていないことも多いでしょう。そのようなときは、実務上、少なくとも電子データを消さずに保存し、紙も届いた場合には紙資料として整理しておく方が安全です。

大切なのは、「どちらを根拠資料として保存しているのか」「帳簿の取引とどう対応しているのか」を、後から説明できるようにしておくことです。

カード明細・ECサイト・アプリ決済は、明細だけで足りるとは限らない

クレジットカード明細や電子マネー明細を会計ソフトに連携していると、「これで証拠資料は残っている」と思いがちです。

しかし、カード明細には、日付、利用先、金額は載っていても、購入内容や消費税区分、インボイスの情報までは十分に載っていないことがあります。とくにECサイトやクラウドサービスでは、カード明細とは別に、領収書PDF、請求書、注文履歴、利用明細を保存しておく必要があります。

事業に関連するクレジットカード利用明細データを受領した場合、その利用明細データ自体も電子取引の取引情報にあたり、保存が必要とされています。また、その利用明細データに含まれる個々の取引について、請求書・領収書等データを電磁的に授受している場合には、カード明細等とは別に、その保存も必要になります。
出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係 令和7年6月

これは個人事業・副業でも重要な論点です。

• クラウド会計にカード連携している
• 自動で勘定科目が推測されている
• 金額が帳簿に入っている
• それでも、元の電子領収書や請求書が保存されていない

こうした状態では、経費性や消費税区分を後から説明することが難しくなります。会計ソフトへの連携は、証拠資料の保存そのものではないのです。

従業員・家族・外注者が立て替えた電子領収書も管理対象になる

個人事業であっても、家族、スタッフ、外注者が立替払いをすることがあります。たとえば、スタッフが出張時にスマホ決済で交通費を支払い、アプリ内で領収書データを受け取るような場面です。

従業員が会社の経費等を立て替え、支払先から電子データによって領収書を受領した行為については、それが会社の行為として行われる場合には、会社としての電子取引にあたります。そのため、従業員から集約して会社として保存・管理することが望ましいとされています。集約までの一定期間、従業員のパソコンやスマートフォン等に保存しつつ、会社としても日付、金額、取引先の検索条件に紐づく形で管理する、という方法も認められています。
出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係 令和7年6月

個人事業では、この「会社」を「事業主」と読み替えて考えると分かりやすいでしょう。

• 家族やスタッフのスマホにだけ、電子領収書が残っている
• スクリーンショットがLINEで送られてきただけ
• 精算書には金額だけが書かれている
• 会計ソフトには経費登録されているが、元データがない

こうした状態では、事業主として資料を管理しているとは言いにくくなります。立替精算をする場合には、電子領収書の保存場所、ファイル名、提出方法、保存期限を、あらかじめ決めておく必要があります。

電子帳簿保存と青色申告特別控除の関係

青色申告特別控除65万円を受けるためには、複式簿記、貸借対照表・損益計算書、期限内申告、そしてe-Taxによる申告または電子帳簿保存など、別途の要件を確認しておく必要があります。

ここで混同しやすいのが、「電子取引保存をしていること」と「青色申告特別控除65万円の電子帳簿保存要件を満たすこと」は同じではない、という点です。

電子取引保存は、電子データで授受した取引情報の保存義務です。一方、電子帳簿保存は、会計ソフト等で作成した仕訳帳、総勘定元帳などを、電子データとして保存する制度です。

税法上、保存が必要な帳簿・書類をパソコン等で作成した場合には、プリントアウトせずにデータのまま保存することができます。対象としては、会計ソフトで作成している仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などの帳簿や、損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類が挙げられます。また、一定の帳簿を「優良な電子帳簿」の要件を満たして保存し、あらかじめ届出書を提出している場合には、過少申告加算税が5％軽減される措置も設けられています。
出典：国税庁｜はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存（電子帳簿等保存）令和6年1月以降用

青色申告の特典を最大限に活用したい場合には、電子取引保存だけでなく、帳簿作成方法、電子帳簿保存の要件、e-Tax、会計ソフトの設定までを一体で確認しておく必要があります。

電子保存とインボイス・消費税は別の確認が必要

電子帳簿保存法の要件を満たしてデータ保存していても、それだけで消費税の仕入税額控除が当然に認められるわけではありません。

消費税の仕入税額控除では、取引内容、帳簿記載、請求書等の記載事項、インボイス登録番号、税率区分、軽減税率の対象かどうかなど、別の確認が求められます。

クラウド会計で外部から連携されたデータであっても、ECサイト等からダウンロードした電子請求書であっても、消費税の仕入税額控除の観点からは、取引先の氏名、取引年月日、取引内容、取引金額、軽減税率対象である旨などを確認できるかどうかが重要になります。

たとえば、カード明細に「Amazon」「Google」「Meta」などと表示されているだけでは、何を購入したのか、国内取引なのか国外取引なのか、課税仕入れなのか不課税なのか、インボイスが必要な取引なのかを判断できないことがあります。

電子保存は、あくまで証拠資料を残すための制度です。消費税・インボイスの判断は、その保存された資料の中身を確認する、別の作業だととらえてください。

クラウド会計を使えば終わりではなく、入力ルールと保存ルールが必要

クラウド会計は、電子帳簿保存法対応と相性のよい面があります。銀行口座、クレジットカード、決済サービス、請求書発行機能、証憑保存機能を連携できるため、紙中心の経理よりも資料を整理しやすくなります。

ただし、クラウド会計を導入しただけで、電子帳簿保存法対応が完了するわけではありません。

• 取引ごとに、どのデータを保存するのか
• 紙資料と電子資料をどう区分するのか
• ファイル名や索引簿をどう作るのか
• 仕訳と証憑をどう紐づけるのか
• 消費税区分を誰が確認するのか
• 家事関連費の按分資料をどこに保存するのか
• 税務調査時に誰がデータを提示するのか

こうしたルールがなければ、会計ソフト上の数字は整っているように見えても、その根拠となる資料は散乱している、という状態になりかねません。

クラウド会計には、銀行口座・クレジットカードとの同期、リアルタイムでの数値共有といった特徴があり、うまく活用すれば、電子帳簿保存法対応と業務効率化を同時に進められます。一方で、ペーパーレス、キャッシュレス、そして全体のワークフロー見直しが重要であり、スキャナ保存のための撮影方法、勘定科目、摘要欄の記入方法などを、あらかじめ周知しておく必要があります。

会計ソフト任せにするのではなく、保存ルールそのものを設計しておくことが大切です。

電子取引保存でよくある失敗

電子帳簿保存法対応でよく見られる失敗には、次のようなものがあります。

よくある失敗	何が問題か	見直すべき点
PDF請求書を印刷してPDFを削除	電子取引データが残っていない	電子データを保存し、検索できる状態にする
メールボックスに残しているだけ	検索・提出・長期保存が不安定	専用フォルダや証憑管理に保存する
ECサイトの領収書を後で取得しようとする	取得期限切れや退会で入手不能になる	購入時にダウンロード・保存する
カード明細だけ保存	購入内容やインボイス情報が不足する	個々の領収書・請求書データも保存する
家族やスタッフのスマホに領収書が残ったまま	事業主として管理できていない	立替精算時に電子データを集約する
ファイル名がばらばら	後から検索できない	日付・金額・取引先を含む命名ルールを作る
クラウドサービス退会後に資料が消える	保存期間中に資料を提示できない	退会前に必要データを一括保存する
紙と電子の区分が曖昧	どちらが根拠資料か説明しづらい	取引先ごとに保存方針を決める
スキャン画像が不鮮明	内容を確認できない	読み取り方法・確認手順を決める
会計ソフトに金額だけ入力	証憑と帳簿がつながらない	仕訳と証憑を紐づける

これらはいずれも、申告期限の直前に気づいても、修正が難しいものばかりです。電子取引保存は、年末や申告時期にまとめて対応するのではなく、日々の取引が発生したその時点で、資料が保存されていく仕組みにしておく必要があります。

個人事業・副業・不動産収入で整えるべき保存ルール

電子帳簿保存法対応は、完璧なシステム導入から始める必要はありません。まずは、次のルールを決めていくのが現実的です。

1. 電子取引の発生場所を洗い出す

はじめに、自分の電子取引がどこで発生しているのかを確認します。

• メール
• クラウド請求書サービス
• ECサイト
• クレジットカード会社のWeb明細
• 銀行のインターネットバンキング
• 電子契約サービス
• 決済アプリ
• 広告アカウント
• クラウドソフト
• 不動産管理会社のオーナーページ
• 証券会社や投資関連サービス
• プラットフォーム報酬明細

「どこに資料があるか」を把握できていなければ、保存ルールを作ることはできません。

2. 保存先を決める

次に、保存先を決めます。

• 会計ソフトの証憑保存機能
• クラウドストレージ
• ローカルフォルダ
• 外付けストレージ
• 税理士との共有フォルダ
• 証憑管理システム

保存先は一つである必要はありません。ただし、どこに何を保存するのかが明確になっていなければなりません。不動産資料、事業資料、家計資料が混在している場合には、所得区分ごと、物件ごと、事業ごとに分けておくことが重要です。

3. ファイル名を統一する

小規模な個人事業者であれば、ファイル名のルールを決めておくだけでも、格段に管理しやすくなります。

例としては、次のような形式です。

• 2026-01-15_ABC商事_請求書_110000.pdf
• 2026-02-28_山田管理会社_家賃明細_245000.pdf
• 2026-03-10_Amazon_消耗品_5800.pdf
• 2026-04-01_XYZクラウド_利用料_3300.pdf

日付、取引先、内容、金額を入れておくと、後から検索しやすくなります。金額は税込・税抜のどちらで統一するかも決めておくと、混乱を防げます。

4. 帳簿と証憑を紐づける

保存された電子データは、帳簿の仕訳とつながっている必要があります。

• 会計ソフトの証憑添付機能を使う
• 仕訳番号をファイル名に入れる
• 索引簿に仕訳番号や勘定科目を入れる
• 物件別・案件別フォルダを作る
• 月次確認時に未添付資料をチェックする

電子データが保存されていても、帳簿のどの取引と対応しているのかが分からなければ、説明力は弱くなってしまいます。

5. 保存期間中に見られる状態を保つ

電子データは、保存した時点では見られても、数年後に開けなくなることがあります。

• クラウドサービスを解約する
• メールアカウントを削除する
• スマホを買い替える
• 外注先との共有フォルダが消える
• パスワード管理が不明になる
• 古いファイル形式が開けなくなる

保存期間中、見られる状態を保ち続けることも、電子保存の一部です。とくに不動産、固定資産、借入、資産売却に関係する資料は、7年を超えて保存しておいた方がよい場合もあります。

電子帳簿保存法対応は、税務調査だけでなく経営判断にも効く

電子帳簿保存法対応というと、税務署対策のように聞こえるかもしれません。

しかし、電子保存の本質は、取引データを整理し、数字を判断に使える状態にしておくことにあります。

• 売上の入金漏れを見つける
• 未収入金や売掛金を確認する
• 二重計上を防ぐ
• カード支出と領収書を照合する
• 家事関連費の按分根拠を残す
• 不動産物件ごとの収支を管理する
• 消費税区分を確認する
• 固定資産の取得資料を残す
• 資金繰りや納税資金を見積もる
• 金融機関に説明できる資料を整える

電子取引保存は、単なる制度対応ではありません。収入、経費、資産、負債、そして家計との線引きを、後から説明できる形に整えておくための基盤です。

相談前に整理しておきたい電子資料

電子帳簿保存法や電子取引保存について専門家に相談する場合は、次の資料をあらかじめ整理しておくと、論点が明確になります。

• 現在使っている会計ソフト
• 銀行口座・カード連携の有無
• メールで受け取る請求書・領収書の例
• ECサイトの購入履歴・領収書
• クラウドサービスの利用明細
• 電子契約書
• 不動産管理会社の電子明細
• カード明細と個別領収書の保存状況
• 電子取引データの保存フォルダ
• ファイル名ルール
• 索引簿の有無
• 事務処理規程の有無
• 紙資料のスキャン運用
• 家事関連費の按分資料
• 過年度の申告書・青色申告決算書
• 消費税・インボイス登録状況

専門家に相談する際は、「電子帳簿保存法に対応できていますか」と漠然と尋ねるよりも、「メール請求書はこのフォルダに保存している」「EC領収書は取得していない」「カード明細だけで処理している」「不動産管理会社の明細はWeb画面でしか見ていない」というように、現在の運用を具体的に示すことが重要です。

そこから、電子取引保存として足りない資料、スキャナ保存として整えるべき資料、帳簿との紐づけ、そして消費税・インボイスへの影響を確認していくことができます。

犬飼公認会計士・税理士事務所へのご相談について

電子帳簿保存法への対応は、単にPDFを保存する作業ではありません。どの取引が電子取引にあたるのか、どの資料を原本として保存すべきか、帳簿と証憑がつながっているか、家事関連費や不動産収入の根拠資料を説明できるか——こうした点を整理していく作業です。

犬飼公認会計士・税理士事務所では、個人事業、副業、不動産収入、資産売却などについて、申告書作成だけでなく、資料保存、帳簿、電子取引、クラウド会計、消費税・インボイス、さらには将来の税務調査や金融機関への説明まで見据えた整理を重視しています。

「メールやPDFの請求書が散らばっている」「会計ソフトに入力しているが、証憑保存が不安だ」「不動産収入の明細や契約書が、紙と電子で混在している」「電子帳簿保存法に対応できているか確認したい」という方は、現在の保存方法、会計ソフト、通帳・カード明細、電子請求書、過年度申告書を、可能な範囲で整理したうえで、お問い合わせページからご相談ください。

振り返り｜電子帳簿保存法・電子取引保存の基本

論点	押さえるべきこと	実務上の注意点
電子帳簿保存法の区分	帳簿の電子保存、書類の電子保存、スキャナ保存、電子取引保存を分ける	紙をスキャンする話と、電子データを保存する話を混同しない
電子取引	メール、PDF、クラウド請求書、EC領収書、電子契約などが対象になり得る	紙で保存すべき書類に相当する電子データを保存する
令和6年1月以降の基本	電子取引データを印刷して終わりではなく、データを保存する	印刷後にPDFや明細データを削除しない
真実性	改ざん防止のための措置を取る	タイムスタンプ、訂正削除履歴システム、事務処理規程などを検討する
可視性	必要なときに画面・書面で確認できる状態にする	パスワード、クラウド解約、退職者端末に注意する
検索要件	日付・金額・取引先で探せるようにする	ファイル名ルール、索引簿、証憑管理機能を活用する
検索要件の緩和	一定の場合、ダウンロードの求めに応じられれば検索要件が不要となる	緩和があっても、実務上は探せる状態にしておくべき
猶予措置	相当の理由があり、提示・提出に応じられる場合の措置がある	何もしなくてよいという意味ではない
スキャナ保存	紙の領収書等を読み取ってデータ保存する制度	電子取引保存とは別。紙を捨てる前に要件確認が必要
紙とPDFの両方	原本性と取引ルールを確認する	電子データも紙も、根拠資料として整理する
カード明細	カード明細だけでは購入内容が不足しやすい	個々の電子領収書・請求書も保存する
ECサイト	領収書・請求書を後で取得できないことがある	購入時にダウンロードして保存する
従業員・家族の立替	電子領収書を事業主側で管理する	個人スマホに残ったままにしない
青色申告	電子取引保存と電子帳簿保存は別の論点	65万円控除や優良電子帳簿は要件を別途確認する
インボイス・消費税	電子保存だけで仕入税額控除が完結するわけではない	登録番号、税率、取引内容、帳簿記載を確認する
クラウド会計	保存・検索・証憑紐づけに役立つ	導入だけでなく、入力ルールと保存ルールが必要
専門家相談	現在の保存運用を具体的に示す	「対応済みか」ではなく「どの資料をどこに保存しているか」から確認する